Les renseignements que vous fournissez dans la section « Vos coordonnées » seront traités de manière confidentielle et ne seront communiqués qu’aux personnes autorisées à assurer le traitement de votre demande.
Pour toute demande nécessitant une réponse immédiate, nous vous invitons à communiquer directement avec l’hôtel de ville durant les heures d’ouverture au 450 265-3777 ou à composer le 311.
En cas d’urgence réelle (ex. : situation mettant en danger la sécurité des personnes ou des biens), veuillez composer le 911 sans délai.
Merci de prendre connaissance de la politique de gestion des plaintes ci-dessous. Par la suite, vous pouvez accéder au formulaire à remplir afin de nous faire parvenir une plainte.
CONFIDENTIALITÉ
La Municipalité de Saint-Polycarpe est soumise à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Quelque soit la nature de l’intervention de la Municipalité de Saint-Polycarpe, les plaintes traitées demeurent confidentielles.
La confidentialité n’empêche cependant pas la production de rapports et la transmission des renseignements suffisamment détaillées pour permettre aux intervenants de bien situer l’objet de la plainte, de comprendre les positions dégagées, de tirer une conclusion positives et de faire des recommandations.
DÉLAI DE TRAITEMENT
La direction se fera un devoir de régler la plainte dans le plus bref délai. Cependant, une plainte qui sera déposée aux élus, nécessitera, dans la majorité des cas un délai plus prolongé.
POURQUOI UNE POLITIQUE DE GESTION DES PLAINTES ?
Le Conseil municipal prescrit l’excellence des services offerts aux citoyens. Il désire également être à l’écoute des résidents du territoire et veut tenter, dans la mesure de ses moyens, d’améliorer les services, le cas échéant.
DÉFINITION D’UNE PLAINTE
Une plainte est l’expression d’insatisfaction d’un citoyen concernant les services municipaux ou le comportement des fonctionnaires et employés de la Municipalité de Saint-Polycarpe, lorsque celui-ci estime ne pas avoir reçu de réponse adéquate. Elle peut aussi concerner la dénonciation d’une supposée infraction aux lois et règlements ou d’un abus de pouvoir présumé.
CLIENTÈLE VISÉE
Quiconque peut adresser une plainte à la Municipalité de Saint-Polycarpe. Celle-ci peut concerner un contribuable, un groupe de contribuables, des élus ou des fonctionnaires municipaux.
PRINCIPES DIRECTEURS
Trois principes directeurs soutiennent cette politique :
1. Les plaintes doivent obligatoirement être écrites et signées. Seule la direction générale pourra décider d’entendre une plainte (au bureau ou au téléphone). Si la personne plaignante refuse de porter sa plainte par écrit ou de la signer, aucune suite ne sera donnée;
2. Toutes les plaintes seront dirigées d’abord vers la direction générale qui verra à informer et inclure les départements concernés;
3. Toutes les procédures du traitement des plaintes seront conduites dans le plus grand respect de tous, et ce, par toutes les parties et, le cas échéant, dans la plus stricte confidentialité. Ainsi, lors d’une procédure de traitement d’une plainte, un citoyen frustré qui ne voudrait pas se maîtriser et qui manquerait de respect à l’un ou l’autre des représentants de la municipalité pourrait voir sa plainte niée. Ce même citoyen serait alors invité à revenir déposer sa plainte lorsqu’il se sera calmé.
Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par la Municipalité de Saint-Polycarpe, elle doit remplir les conditions suivantes :
LES PROCÉDURES
Le personnel de la municipalité est formé au service à la clientèle et informé adéquatement quant à la politique de gestion des plaintes.
Toute personne liée à la municipalité qui reçoit une plainte doit inviter le citoyen plaignant à remplir le formulaire à cet effet soit à l’hôtel de Ville ou sur le site Internet de la municipalité en lui faisant comprendre qu’elle-même n’est pas habilitée à recevoir les plaintes. Une lettre du plaignant est également acceptée pour entamer la démarche de gestion;
Toute plainte (fondée) déposée à la municipalité recevra un accusé de réception. Lors de l’émission de l’accusé de réception, le citoyen sera informé des mesures qui seront entreprises et de la date de la prochaine émission d’information en relation avec sa plainte.
Aucune plainte écrite ne pourra être déposée lors des séances publiques du conseil. Le dépôt doit obligatoirement se faire auprès de la direction générale aux heures régulières d’opération.
ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique est applicable à compter du jour de son adoption par le conseil municipal et remplace toute politique antérieure portant sur le sujet.
Adoptée le 11 MARS 2013 par la résolution 2013-03-039.